スギ(@sugi_pallat)です。

実は先日、重要なメールのやり取りをしていたときに送信されたはずのメールが届かないという事態が発生しました。よく調べてみると、そのメールが迷惑メールフォルダにフィルタリングされていたんですね。

しかし、それ以上に重大なことが起こっていまして・・・。

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要注意!残念ながら、迷惑メールフォルダをチェックするという定期的なタスクは必要みたいです。無償版Google Appsの方は必読!

実は、迷惑メールフォルダをチェックしたときに、ほかにも重要なメールがいくつかあったんですよ。これはビジネスのチャンスロスにつながるだけではなく、相手方にも迷惑をかけることになりますよね。

私は「pallat.jp」という独自ドメインをGoogle Apps(無償版、現在は新規申し込み終了)で利用しています。この無償版Google Appsで利用できるGmailは、有料で利用できるG Suiteとは機能に差があるんです。

おぼえておきたいGoogle Apps(無償版)のメール機能

基本的な機能はこちらです。

  • メールの保存容量(ドキュメントや写真と共用): 15 GB
  • 添付ファイルのサイズ制限: 25 MB
  • メールあたりの受信者数の上限: 500 人
  • ユーザーあたり 1 日の受信者数の上限(ドメイン外): 500 人

G Suiteにすると、それぞれの上限が撤廃されたり、容量が無制限になるといった優遇がありますが、考え方によっては無料でもここまで利用させていただいているので、その点はGoogleに感謝ですね。

ただ、迷惑メールに関しては押さえておかなくてはいけない機能制限があります。

Google Apps(無償版)のGmail機能制限とは

逆説的に、G Suiteで利用できる迷惑メールのフィルタ設定カスタマイズについてお知らせしておきます。

  • 積極的な迷惑メールフィルタを有効にして、一括メールをより厳格にフィルタ処理することができます
  • 承認されている送信者リストを作成すると、Google の迷惑メールフィルタを適用しないようにすることができます。メールアドレスやドメインに基づいて特定の送信者を承認できます。組織内のすべての内部メールを承認することもできます。

つまり、無償版ではこれらのフィルタが利用できないということですね。

となると、地味でも手動で対応することになります。

Google Apps(無償版)での迷惑メール対策

これらを受けて、私が実施しているのは次の流れです。

  • 3日に1度、迷惑メールフォルダのチェックをおこなう「タスクの設定」
  • 迷惑メールフォルダをチェックしたとき、迷惑メールではないメールは救出する
  • 迷惑メールは「完全に削除」する

これらを手動で行います。

手動で対応することで、Googleも学習してくれるようですので、迷惑メールフォルダのフィルタリング精度が高まります

便利に依存するのもいいですが、必要に応じてタスク対応することもまた重要ですね。

以上、スギでした。