スギ(@sugi_pallat)です。

最近、とあるプロジェクトを進めていく中でご一緒する方から学んだ「タイムマネジメント」について、なるほどと深く納得することがあったのでここに書いておきます。

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社長の「時間の使い方」を、ビジネスパーソンのためにわかりやすく書いてみる。

その方はかつて、とある企業で社長として務められ、現在は日本法人で代表権のない取締役としてお仕事をなさっている方です。

これまで培われてきた専門分野での経験が、あたらしく役員を務められている企業でも明らかに活かされていることを傍で見て、結局は知識量の引き出しとそのひも付けの仕方によるところが大きいのだなと感じさせられます。

そうなると、その知識量を増やす経験をどういう場で積み上げていらっしゃるのかが興味を引くところ。

そこで、端的に訊いてみました。

「あなたのように、問題点を的確にフォーカスして、意思決定するための経験はどうすればいいんですか?」

そしてその答えはこうでした。

「時間の使い方、それだけだね」

1)人脈を大切にして、意思決定のサポートをしてもらう

たとえば、問題点を見つけたときに改善策を組み立てようとするとき、それを自分自身の知識で最適解まで導けるかどうかをジャッジするといいます。

そこで、自らの手で最適解を求められるのであれば解決までの時間を見積もって行動に移し、そうでない場合は誰をブレインとして取り組めば、最短で最適解を見つけることができるのかを考えるといいます。

そこで大切なのは、人脈なんですね。

組織内部にいるのであれば、その企業や団体内部の人たちのスキルや長所を十分に把握しておく必要があるし、組織の外に求めるのであれば、自分自身が持ち得ないスキルや長所をもつ方との人脈を密に形成することになります。

結局、ここでいう時間の使い方は「答えを見つけられないと気づいたら、無用な時間を使わない」ということなんです。

そのための人脈のアップデートやスクリーニング、これこそに時間をかけるべきといいます。

うん、納得。

2)ToDoリストは、プロセスも明確にして管理する

そしてもうひとつは、やるべきことの洗い出しは締切日だけを可視化しないということ。

わかりやすく言えば、ToDoリストにタスクを追加するとき、必要であればラップ条件(中間地点の達成項目)を書き出して、工程を管理していくといいます。

このことは本人だけではなく、部下やパートナーにも求めるといいます。

つまり、自分自身だけではなく、組織やプロジェクト全体のタイムマネジメントも請け負うということ。

特に部下の仕事を見ていると、時間をかければかけただけの成果になると過信して、中間報告や相談をないがしろにしやすいビジネスパーソンが多いと悩まされるそう。

そういう人たちには、自身でタイムマネジメントも任せるのではなく、上司として管理すればチーム全体の進捗度合いを把握できるので効率化が劇的に進むといいます。

ひいては仕事の成果を個人の裁量にしてしまうと、上司としてはクリアしている水準のアウトプットでも本人にしてみれば「あとちょっと」というひと押しに時間を費やしていたり、逆に滞っている仕事の進捗にメスをいれることができるんですね。

さいごに:時間管理ができれば、仕事の質が改善する

このふたつの話を受けて、では実際に組織の下層で仕事をする人はどうすればいいのか。

答えは単純で、できないことを認めて、そのフォローをしてくださる方に信託することと、時間管理を意識したタスク(プロジェクト)管理をすることなんですね。

できないことをできるようにするために時間をかけて学びにつなげることはいいことですが、でもそれは本来、時間を投資して得るベネフィットであるべき。

これを意識すれば、昨今騒がれている「働き方改革」に振り回されることのない仕事の仕方が身につくし、組織や企業に依存しない仕事の仕方が身につけば、終身雇用制度が崩壊したこれからの社会でも仕事ができるってものです。

時間管理こそが、仕事で質の高い結果を生み出せるし、それで創出した時間で人生の質も高めればいいだけの話なんですね。

冒頭、お話を聞いた元社長からは、他にもおもしろいお話を聞かせていただいているので、それはまた別の機会に。

以上、スギでした。